Phần mềm quản lý kho hàng là 1 trong những chức năng bắt buộc phải thực hiện khi doanh nghiệp bắt đầu bán được hàng. Với 1 công ty khởi nghiệp, quy trình này thường được sử dụng trong Excel, tuy nhiên khi số lượng hàng hóa và giao dịch tăng cao, sẽ xảy ra tình trạng phát sinh cho kho nhiều.

4 Bước cơ bản của nhân viên quản lý kho

Đây là 4 bước cơ bản nhất để 1 nhân viên có thể quản lý 1 kho đơn giản nhất, là mô hình quản lý kho đơn giản nhất cho các công ty khởi nghiệp. Khi quy mô kho càng lớn sẽ dựa trên nền tảng này để phát triển thêm các chức năng khác phù hợp với quy mô và loại kho hàng của doanh nghiệp. Bước 1 Điền thông tin: để có cơ sở dữ liệu cho kho:

• Nhà sản xuất: Nhập thông tin, địa chỉ, số điện thoại, email…
• Nhà cung cấp: Nhập thông tin, địa chỉ, số điện thoại, email…
• Loại hàng hóa: Thêm/sửa/xóa
• Hàng hóa: Nhập Chi tiết các thông tin mỗi mặt hàng, đơn giá bán lẻ, giá nhập, barcode, lựa chọn riêng (option 1,2,3,4)…

Bước 2 Nhập kho: Sau khi hàng hóa về tới kho. Tiến hành lập phiếu nhập kho, bao gồm:

• Mã hàng hóa hoặc Tên hàng hóa
• Số lượng

Bước 3 Xuất kho:

• Khách hàng: Nhập Mã khách hàng, số điện thoại, email, địa chỉ
• Đơn hàng: Nhập Chi tiết đơn hàng (sản phẩm, số lượng, khuyến mãi, phí vận chuyển) tình trạng giao, đã thanh toán…
• Dựa trên tình trạng giao hàng:
  • Tiếp nhận đơn hàng
  • Đóng gói
  • Sẵn sàng để giao (Xuất kho): Mã đơn hàng (Liệt kê từng sản phẩm, số lượng, khuyến mãi, phí vận chuyển…)
  • Đã giao cho đơn vị vận chuyển/ giao cho khách hàng

Bước 4 Kiểm tra tồn kho: Xem mỗi sản phẩm sẽ gồm:

• Số lượng bán
• Số lượng tồn
• Số lượng hàng hư hỏng, đổi trả, cho tặng

4 bước cơ bản này thường được xử lý trên Excel, nhưng khi quy mô của kho tăng lên, mô hình phức tạp thì cách này không còn hợp lý và gây thất thoát rất lớn. Bắt buộc doanh nghiệp cần phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp hơn.

30 chức năng của phần mềm quản lý kho hàng

A. 7 chức năng cơ bản:

1. Quản lý nhập kho

1. Phiếu nhập: Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã hàng, Mã nhà cung cấp
2. Danh mục nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Email
3. Danh mục nhân viên nhập: Mã nhân viên, Tên nhân viên
4. Chi tiết phiếu nhập kho: Mã phiếu nhập, Mã hàng, Số lượng nhập, Đơn giá
5. Đơn đặt hàng: Số đơn đặt hàng, Mã hàng, Số lượng
6. Danh mục hàng hóa: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính

2. Quản lý xuất kho

1. Phiếu xuất kho: Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng, Mã nhân viên, Mã khách hàng, Tên người nhận hàng
2. Danh mục Khách hàng: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Email
3. Danh mục nhân viên: Mã nhân viên, Tên nhân viên
4. Chi tiết xuất kho: Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng, Đơn giá, Số lượng xuất

3. Quản lý tồn kho

• Cập nhật hàng hóa tồn kho
• Thống kê theo từng tháng, từng kỳ
• Tổng hợp phát sinh xuất và nhập trong kỳ

4. Thống kê doanh số

• Thống kê doanh số theo tháng, năm, theo khoảng thời gian
• Thống kê tiền vốn, lãi gộp, lợi nhuận

5. Quản lý kết sổ 6. Điều chỉnh kho 7. Cảnh báo hết hàng

B. 24 chức năng nâng cao:

1. Quản lý công nợ:

• Theo dõi công nợ của nhà cung cấp, nhà sản xuất

2. Quản lý hóa đơn giá trị gia tăng VAT:

• Tự động tạo file in hóa đơn theo mẫu
• Tự động tạo file in chứng từ quản lý kho
• Xuất dữ liệu báo cáo thuế

3. Quản lý thu chi:

• Lập phiếu thu chi, có file đính kèm
• Theo dõi các quỹ tiền

4. Quản lý sản xuất

• Quản lý nguyên vật liệu trong kho (dạng nguyên vật liệu, thành phẩm, nguyên liệu liệu hủy bỏ)

5. Quản lý bảo hành

• Quản lý bảo hành, đổi trả, sửa chữa

6. Quản lý tin nhắn

• Gửi tin nhắn khuyến mãi cho khách hàng
• Gửi tin nhắn thông báo cho khách ( thông báo bảo hành, nhận sản phẩm…)

7. Quản lý chăm sóc khách hàng

• Quản lý điểm thưởng của khách
• Quản lý CSKH: chưa mua hàng, đã mua hàng, bảo hành

8. Quản lý hạn sử dụng

• Hạn sử dụng cho lô hàng nhập

9. Quản lý nhiều kho

• Được luân chuyển hàng hóa từ kho này qua kho khác. Hoặc từ cửa hàng này qua cửa hàng khác

10. Quản lý ký gởi hàng hóa

• Với các hàng hóa ký gửi (nhà phân phối chỉ thanh toán khi đã bán được hàng) cần có phần quản lý này để đối soát hàng tháng

11. Quản lý vận chuyển

• Quản lý tài xế
• Quản lý xe
• Quản lý tình trạng giao hàng

12. API các thiết bị khác

• Máy quét mã vạch
• Máy in mã vạch
• Máy quét thẻ khuyến mãi cho khách
• Máy chấm công…

13. Quản lý khuyến mãi

• Quản lý danh sách sản phẩm khuyến mãi trong 1 khoảng thời gian
• Quản lý nhiều mã khuyến mãi trên cùng 1 đơn hàng (ví dụ: áp dụng khuyến mãi freeship, áp dung giảm 5%, áp dụng tặng thêm sản phẩm)
• Quy đổi điểm thành hàng hóa, quà tặng, tiền mặt, chiết khấu

14. Quản lý nhân viên

• Nhân viên kinh doanh
• Nhân viên cửa hàng
• Nhân viên kho
• Thủ quỹ
• Kế toán

21. Quản lý tình trạng đơn hàng

• Xuất tạm
• Thực xuất
• Đã giao
• Đã thu tiền
• Thành công

23. Quản lý tình trạng phiếu thu (lập phiếu thu trước khi thu)

• Thu tạm
• Thực thu

24. Phân quyền

• Theo từng loại nhà cung cấp
• Theo Kho/ cửa hàng:
• Theo nhân viên